3.批复事项.表明批复的态度与意见.
关于"批示":与"批复"相近又直接有关的是"批示".它是机关领导人对文件处理所批的意见.应该写在批示单上,有时批在文头空白处.一般很简单,如:"同意","中肯","送×××同志阅处"等,不单独行文.内容多的往往据以起草为"批复"或"通知"等公文,但有时也以"批示"发文."批示"因是随文而发,其写法除了开头不必写是关于何文的批示外,基本与"批复"相同.
(十一)意见
适用于对重要问题提出见解和处理办法.
"意见"可以用于上行文,下行文和平行文.
作为上行文,应按请示性公文的程序和要求办理,须经上级批转.所提意见如涉及其他部门职权范围内的事项,主办部门应当主动与有关部门协商,取得一致意见后方可行文;如有分歧,主办部门的主要负责人应当出面协调,仍不能取得一致意见时,主办部门可以列明各方理据,提出建设性意见,并与有关部门会签报请上级机关决定.上级机关应对下级机关报送的"意见"作出处理或给予答复.
作为下行文,文中对贯彻执行有明确要求的,下级机关应遵照执行;无明确要求的,下级机关可参照执行.
作为平行文,提出的意见供对方参考.
格式要求:
1.标题.一般采用"发文机关+事由+文种"的模式.如:中共中央国务院关于做好2001年农业和农村工作的意见.
2.原由.讲明发布意见的背景和根据.
3.事由.具体对工作指导的办法和措施.
4.结尾.一般为提出要求.
(十二)函
适用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项."函"作为主要文种之一,与其他主要文种同样具有由制发机关权限决定的法律效力.函有商洽函,问答函,审批函,答复函.
函的格式(在信函式格式中提到)与书信大体相同,因为是郑重的公务,所以要有一定的格式,用语要得体,要讲礼貌,不亢不卑,不能用命令的口吻,粗暴的语气.
主要格式:
1.函头.印有"名头"的发函纸,单编发函号,"发文字号"中加"函"字.函号在武文线下一行版心右边缘顶格标识.
(注意:文号有函字的不一定都是"函",如国务院的批复用"国函"字样)
2.标题.有两种写法:机关+事由+复函对象+文种,事由+文种.文种要写明是函还是复函.标题在函号下空一行居中标识.
3.上款.受函机关或领导人.
4.正文."发函"大体是开头提出问题,说明是什么事或针对,根据什么.主体表示要求,商洽什么,告知什么,请求什么,即要对方做什么.结尾要求何时答复及得体的礼貌用语,如"请大力协助为盼","望准予××是荷","望能同意","请即函复","盼复","望早日函告"等."复函"与"批复"类似,说明是根据什么函所发的复函,表明态度,结尾一般用"特此函复"作结束语.
(十三)会议纪要
适用于记载,传达会议情况和议定事项.会议纪要不加盖印章.
会议纪要是把会议整个情况和结果简要地记下,形成文章,作为会议的一种文件,属于议决性公文,也叫会议文件.有些重要会议,可以用决议,决定等公文郑重发布议决的问题.有些较为一般的会议,可以采用会议纪要的形式上呈下达或公诸报端.
1.例会,办公会议的纪要
这是机关研究日常工作和日常事务的会议.大体有固定的时间,有相对固定的出席者,如市长办公会,局务办公会等.这类会议的纪要,往往办成长期的,类似简报.会议纪要版头标识由"××××××会议纪要"组成.用红色小标宋体字,字号由发文机关酌定.期数在版头下一行中间处标明"第×期",红色反线上左标编者"××××办公室编",右标日期.正文内容包括时间,地点,主持人,出席人,列席人,会议议决事项.
2.专题性,大型会议的纪要
这种会议纪要大体规格是由标题,正文,文尾构成.
标题有两种写法:一种是简括标明议决的问题,然后以副题写明什么单位什么性质的会议纪要.另一种是严肃朴实地写下何种会议纪要,让人一目了然,如《西藏工作座谈会纪要》,《广东,福建两省座谈会纪要》等.标题下面注明日期.
文尾,除公开发布外,作为文件发布或上送下达,要按公文要求注明主送,抄送,发送的范围.
